Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk

DigiLane V.O.F. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via digilane.nl. KVK 42188649, gevestigd aan P.C. Staalweg 16, 3721 TJ Bilthoven, bereikbaar via info@digilane.nl.

Welke gegevens worden verwerkt

digilane.nl heeft geen inlogomgeving, geen winkelwagen en geen account. Persoonsgegevens komen op drie momenten binnen: twee keer doordat een bezoeker zelf een formulier invult, en bij elk bezoek via het webserverlog.

Het contactformulier op de contactpagina vraagt om een naam, een e-mailadres, eventueel een organisatie, een onderwerp en een bericht. Die gegevens gaan naar een server die DigiLane zelf beheert en worden van daaruit als e-mail bezorgd in de postbus van info@digilane.nl.

De afsprakenfunctie op diezelfde pagina gebruikt dezelfde gegevens, aangevuld met het gekozen moment. De afspraak wordt vastgelegd in de agenda van DigiLane; er is geen aparte klantendatabase. De bevestigingsmail bevat een agendabestand en een persoonlijke link waarmee de afspraak verzet of geannuleerd kan worden.

Bij elk bezoek legt de webserver een verkort IP-adres vast (zie Technische logboeken), en bij elke inzending legt de dienst achter het formulier dat adres ook vast — alleen de eerste helft, bijvoorbeeld 188.89.x.x. Dat gebeurt om herhaald misbruik te herkennen. Ook een verkort IP-adres kan in combinatie met andere gegevens tot een persoon herleidbaar zijn; wij behandelen het daarom als persoonsgegeven en gebruiken het alleen voor dat doel.

Rechtstreeks mailen kan ook; het adres staat op de contactpagina. Dan komt alleen binnen wat de bezoeker zelf in dat bericht zet.

Waarvoor de gegevens worden gebruikt

De gegevens worden uitsluitend gebruikt om te reageren op de vraag die is gesteld, en bij een afspraak om die afspraak te plannen, te bevestigen en zo nodig te verzetten of te annuleren. Ze worden niet gebruikt voor marketing, niet doorverkocht en niet gedeeld met derden, tenzij dat nodig is om te kunnen reageren.

Op welke grond

De AVG vraagt niet alleen waarvóór wij gegevens gebruiken, maar ook op welke grondslag. Die verschilt per soort:

• ·Wat je zelf in een formulier invult verwerken wij om op jouw verzoek stappen te zetten vóór een mogelijke overeenkomst, of om een overeenkomst uit te voeren — artikel 6 lid 1 sub b AVG.
• ·Het verkorte IP-adres in het logboek verwerken wij op grond van een gerechtvaardigd belang — artikel 6 lid 1 sub f AVG. Dat belang is het herkennen van misbruik en het beschikbaar houden van de site. Wij hebben afgewogen dat een half IP-adres, vijftien dagen bewaard, daarvoor het minst ingrijpende middel is.
• ·Gegevens die tot onze administratie horen bewaren wij omdat de wet dat voorschrijft — artikel 6 lid 1 sub c AVG, in verband met de fiscale bewaarplicht.

Wij nemen geen besluiten over jou die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten, en wij doen niet aan profilering.

Wie de gegevens namens DigiLane verwerkt

De website, het contactformulier en de agenda draaien op servers die DigiLane zelf beheert. Voor het bezorgen van e-mail — de melding aan DigiLane en de bevestiging aan de bezoeker — wordt Brevo gebruikt (Sendinblue SAS, Frankrijk). De inhoud van die berichten passeert dus die dienst, en wordt daar ook opgeslagen. Andere derden zijn niet betrokken, en er gaan geen gegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte.

Wat daarbij hoort, en wat wij niet willen verzwijgen: in de e-mails die via Brevo worden verstuurd zit een klein, onzichtbaar beeldje waarmee wordt geregistreerd dát een bericht is geopend, en de links in die e-mails lopen eerst langs Brevo voordat ze je op de plaats van bestemming brengen. Sinds 31 augustus 2026 gebeurt dat geanonimiseerd: bij het openen wordt geen e-mailadres meer vastgelegd en is het IP-adres geanonimiseerd. Volledig uitzetten kan bij onze e-mailleverancier niet.

Gebeurtenissen van vóór 31 augustus 2026 zijn niet met terugwerkende kracht geanonimiseerd. In het logboek van onze e-mailleverancier staan daarvan nog het volledige IP-adres en het e-mailadres van de ontvanger, en bij een geopende link de volledige link. De bewaartermijn van dat logboek is nog niet vastgesteld.

Wil je dat beeldje niet laten laden, zet dan in je e-mailprogramma de optie uit om afbeeldingen automatisch te tonen. Het bericht blijft gewoon leesbaar.

Cookies en tracking

Op digilane.nl staan geen cookies: geen tracking, geen analytics en ook geen functionele cookies. In onze e-mails zit wél de telpixel die hierboven is beschreven. De volledige toelichting staat in het cookiebeleid.

Bewaartermijn

Contactberichten. Een bericht uit het contactformulier komt binnen als e-mail bij info@digilane.nl en blijft daar twaalf maanden na het laatste contact staan. Leidt het bericht tot een opdracht, dan gaat het over in het klantdossier; de gegevens die tot onze administratie behoren bewaren we zeven jaar, omdat de belastingwet ons daartoe verplicht.

Afspraken. Een afspraak blijft zes maanden na de datum in de agenda staan. Annuleer je zelf met de link in de bevestigingsmail, dan verdwijnt de afspraak meteen. Komt er een opdracht uit voort, dan geldt ook hier het klantdossier.

Technische logboeken. De webserver schrijft bij elk bezoek een regel met het verkorte IP-adres, de opgevraagde pagina en het tijdstip. Bij een fout schrijft hij in een apart foutenlogboek het volledige IP-adres. Beide logboeken worden uiterlijk vijftien dagen bewaard. Het logboek van de dienst achter het contactformulier en de afsprakenfunctie bevat het verkorte IP-adres en het onderwerp van een bericht of het tijdstip van een afspraak. Ook dat wordt uiterlijk vijftien dagen bewaard.

Waarom deze termijnen. De AVG noemt geen getallen, maar verlangt dat gegevens niet langer worden bewaard dan nodig is. Twaalf maanden voor een contactbericht sluit aan bij het gegeven dat een aanvraag die niet doorgaat binnen een jaar nog terug kan komen. Vijftien dagen voor de logboeken is genoeg om een storing te onderzoeken en misbruik te herkennen, en korter dan de dertig dagen die vaak zonder motivering worden aangehouden.

Jouw rechten

Onder de AVG heb je tegenover ons de volgende rechten:

• ·Inzage — opvragen welke gegevens wij van je hebben.
• ·Rectificatie — laten corrigeren wat niet klopt.
• ·Wissing — laten verwijderen, behalve wat wij wettelijk moeten bewaren.
• ·Beperking — het gebruik tijdelijk laten stilleggen, bijvoorbeeld zolang een correctie loopt.
• ·Overdraagbaarheid — de gegevens die je zelf hebt aangeleverd ontvangen in een gangbaar bestandsformaat.
• ·Bezwaar — bezwaar maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang. Dat raakt bij ons het verkorte IP-adres in het logboek.

Wij reageren binnen een maand. Neem voor al deze verzoeken contact op via info@digilane.nl. Ook heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Een gemaakte afspraak kun je zelf verzetten of annuleren met de persoonlijke link in de bevestigingsmail; annuleren verwijdert de afspraak uit de agenda.